Van papieren dossiers naar digitale samenwerking
Tien jaar WoW markeert ook tien jaar verandering binnen Alliander. Vergunningverlening digitaliseerde, de energietransitie bracht steeds meer complexiteit met zich mee en samenwerken werd belangrijker dan ooit. Ter gelegenheid van het jubileum blikken vier collega’s van Team Overheidsregelingen terug op de ontwikkelingen die hun vak de afgelopen tien jaar hebben veranderd.
Van links naar rechts: Rik van Lent (interviewer WoW), Matthijs Hendriksen, Boudewijn Jansen, Remko Bakker en Michiel de Groot.
De mensen achter het werk
Aan tafel zitten vier collega’s die samen tientallen jaren ervaring vertegenwoordigen. Remko Bakker werkt inmiddels veertig jaar bij Alliander en maakte de ontwikkeling van dichtbij mee. Boudewijn Jansen en Michiel de Groot maakten drie jaar geleden de overstap vanuit respectievelijk de automotive- en energiesector. Matthijs Hendriksen begon na zijn rechtenstudie als stagiair en werkt inmiddels als adviseur Overheidsregelingen.
Hun achtergronden verschillen, maar hun gezamenlijke doel is hetzelfde: ervoor zorgen dat projecten buiten door kunnen gaan. Remko vat het treffend samen: “Uiteindelijk gaat het erom dat die kabel of leiding van A naar B komt.” Achter die ogenschijnlijk eenvoudige opdracht gaat een wereld schuil van techniek, wetgeving, belangen en afstemming tussen tientallen partijen.
Van postzakken naar digitaal samenwerken
Wanneer het gesprek teruggaat naar de periode vóór WoW verschijnt direct een glimlach bij Remko. “Jullie kunnen je dat bijna niet meer voorstellen, maar toen is PostNL groot geworden.”
Het tekent hoe vergunningverlening er tien jaar geleden uitzag. Grote A0-tekeningen gingen in veelvoud per post naar gemeenten, complete dossiers verdwenen in archiefkasten en aanvragen werden gevolgd via telefoontjes, e-mails en lokale registratiesystemen. Gemeenten rolden tekeningen letterlijk uit op tafel of hingen ze aan een groot bord om plannen gezamenlijk te beoordelen.
Toen is PostNL groot geworden.
De persoonlijke contacten maakten veel goed. Vergunningaanvragers en vergunningverleners kenden elkaar vaak goed en overlegden rechtstreeks wanneer een aanvraag dreigde vast te lopen. Maar naarmate de energietransitie op gang kwam, het aantal projecten groeide en steeds meer partijen betrokken raakten bij dezelfde werkzaamheden, ontstond behoefte aan meer overzicht, uniforme processen en een gezamenlijke manier van werken.
De komst van WoW
De eerste jaren verliepen niet zonder hobbels. De eerste versies van het portaal waren soms simpelweg te traag. Remko vertelt hoe iemand letterlijk met een stopwatch naast het scherm zat om laadtijden te meten. “Vier seconden wachten klinkt misschien weinig, maar als je dat honderden keren per dag doet, haken mensen af.”
De anekdote zorgt voor herkenning aan tafel, maar onderstreept ook een serieuze boodschap: een digitaal systeem werkt alleen als mensen er prettig mee kunnen werken. Juist daarom werd vanaf het begin veel aandacht besteed aan gebruiksgemak. Inmiddels is WoW uitgegroeid tot een vanzelfsprekend onderdeel van het dagelijkse werk.
Een vak dat steeds complexer werd
Waar vroeger vooral kabels en leidingen centraal stonden, spelen tegenwoordig ook ecologie, archeologie, waterveiligheid, ruimtelijke kwaliteit en lokale regelgeving een rol. Projecten raken bovendien steeds vaker meerdere gemeenten, provincies en waterschappen tegelijk. “Het is gewoon complexer geworden,” zegt Boudewijn. “Projecten raken vaker meerdere partijen tegelijk en er wordt veel meer informatie gevraagd dan vroeger.”
Ook de rolverdeling veranderde. Waar vergunningaanvragen vroeger grotendeels door de netbeheerder zelf werden verzorgd, werken tegenwoordig ook aannemers rechtstreeks met het platform. Daarmee groeide WoW uit van een digitaal loket tot een gezamenlijke werkomgeving voor de hele uitvoeringsketen.
Je bent eigenlijk voortdurend aan het puzzelen.
Voor Matthijs, die juist in een digitale wereld begon, hoort die complexiteit inmiddels bij het vak. Wanneer vergunningen dreigen vast te lopen, draait het volgens hem vooral om het verbinden van belangen. “Je bent eigenlijk voortdurend aan het puzzelen. Je probeert alle stukjes zo neer te leggen dat iedere partij verder kan.”
Een belangrijke mijlpaal: de Omgevingswet
Een van de meest memorabele momenten uit de afgelopen tien jaar was volgens de vier de invoering van de Omgevingswet. Achter de schermen werd maandenlang getest, gebouwd en geoefend om de overgang soepel te laten verlopen. “We vroegen ons vooral af wanneer de eerste klachten zouden komen,” blikt Michiel terug.
Die bleven grotendeels uit. Juist dat zien de vier als een resultaat van de intensieve voorbereiding en de goede afstemming tussen alle betrokken partijen. Tegelijkertijd maakte de Omgevingswet zichtbaar hoe belangrijk vergunningverlening inmiddels is geworden. Dat besef is de afgelopen jaren alleen maar gegroeid.
Zonder die vergunning geen kabel in de grond
Meer dan een digitaal loket
Op de vraag waar WoW vandaag de dag echt voor staat, hoeven de vier collega’s niet lang na te denken. “Samenwerking.”
Tien jaar na de introductie zien zij WoW allang niet meer alleen als een digitaal loket voor vergunningen. Het platform ondersteunt de afstemming tussen netbeheerders, gemeenten, provincies, waterschappen en aannemers. Niet omdat digitalisering een doel op zich is, maar omdat vrijwel geen enkel project nog door één organisatie alleen kan worden uitgevoerd.
Nieuwe gebruikers moeten worden begeleid, kennis moet worden gedeeld en wet- en regelgeving blijft zich ontwikkelen. Volgens de vier is WoW daarom niet af, maar blijft het zich ontwikkelen met de opgaven van deze tijd.
Vooruitkijken
Aan het einde van het gesprek verschuift de blik vanzelf naar de toekomst. De energietransitie zorgt de komende jaren voor een enorme opgave. Het elektriciteitsnet wordt uitgebreid, de druk op de ondergrond neemt verder toe en overheden werken aan nieuwe omgevingsplannen.
Zoek elkaar aan de voorkant op.
Volgens de vier begint een succesvol project al ruim vóór de eerste vergunningaanvraag. “Zoek elkaar aan de voorkant op,” zegt Michiel. “Ga met elkaar in gesprek voordat een project begint.”
Hun wens voor de komende jaren is helder: meer uniformiteit in processen, meer duidelijkheid in regelgeving en vooral blijven investeren in een manier van werken waarin partijen elkaar vroegtijdig weten te vinden.
Aan het einde van het gesprek vat Remko misschien wel de belangrijkste les van tien jaar WoW samen. “We moeten elkaar blijven vinden.” En precies daarin zit volgens de vier de grootste verandering van de afgelopen tien jaar. De techniek maakte nieuwe manieren van werken mogelijk, maar uiteindelijk zijn het de mensen die het verschil maken.